¿Qué obligaciones contables y registrales tengo?

Obligaciones contables y registrales

El Código de Comercio obliga a llevar dos libros contables:

1. El libro diario. En el que se anota cronológicamente, día a día, el importe de todas las operaciones realizadas en desarrollo de la actividad empresarial. También puede realizarse anotación conjunta de los totales de las operaciones por períodos no superiores al mes, su detalle se registra en libros concordantes.

2. El libro de inventarios y cuentas anuales.

• El primer estado contable es un balance inicial detallado de la empresa.

• El segundo estado contable es el balance de comprobación, en el que deben transcribirse trimestralmente las sumas y saldos de las cuentas.

• El tercer estado contable es el inventario a cierre de ejercicio.

• El último estado contable, a cierre de ejercicio, contiene las cuentas anuales: balance, cuenta de pérdidas y ganancias, estados de cambio en el patrimonio neto, estados de flujo de efectivo y la memoria. Las cuentas anuales son el instrumento contable más importante para el IS, ya que sirven de partida para la configuración de su BI.

Además de los libros de llevanza obligatoria se podrá llevar de forma voluntaria, otros libros y registros, según el sistema contable adoptado, o la naturaleza de su actividad.

Por otra parte, se establece la obligación de llevar y legalizar ciertos “libros societarios”: libro de actas, libro de acciones nominativas en las SA y comanditarias por acciones, libro registro de socios en las SL.

Legalización de los libros contables: los libros obligatorios en formato papel o digital en soporte informático se legalizan en el Registro Mercantil del domicilio social de la entidad en los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio (30 de abril para ejercicios que coinciden con el año natural).

La legalización se podrá realizar en papel, presentación digital (CD o DVD) o por Internet mediante firma electrónica.

Conservación de los libros: la Ley General Tributaria (LGT) impone el deber de conservar los libros relativos al negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, desde su último asiento, salvo que una norma exija otro plazo.

Asimismo, la LGT y el Código de Comercio exigen la conservación de la correspondencia, documentación y justificantes del negocio durante 6 años, desde el día en que se cierran los libros con los asientos que justifican.

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